高效会议管理 内训

1. 低效会议

Vs 

高效会议

1． 开会的意义

——》产生有价值的行动

2． 现实中的会议

高成本+低效率

3． 低效会议的致命伤

◆会议目的不清晰

◆会议准备不足

◆开会时间不合时宜

◆会议地点选择有误

◆核心人物未到场

◆主持人未能控制会议

◆参会者未能充分融入会议

4． 高效会议的铁律

◆目的明确（必要时才开会）

◆必要的筹划

◆合理的议程

◆必要的时间规划（避免“烂尾会”）

◆请有经验和愿意思考的人出席

◆必要的评论和总结

（无论有无建设性成果）

◆记录所有的决定、建议，并落实相关的负责人

n 观点讲授

n 案例分享

n 小组讨论

你认为开会效果如何？

2. 目标管理

——为何开会

1. 讨论方法，解决问题

2.交流信息，资源共享

3.工作总结，制定目标

4.鼓舞士气，激励团队

5.管理团队，树立知名

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3.  会前管理

——有备而来

会前筹备4要素：

1明确的目的及必要性

◆开会的目的？

◆开会vs一对一交流？

2.会议的议题、议程（送达与会人）

◆需讨论的问题

◆传达的大致信息

◆具体时间安排

◆会议议程安排

3.与会人员的分工、责任

  ◆主持人：设定沟通目标

            预备可能的争执

            落实会议记录人员

  ◆参会人：了解会议目标

            准备相关信息

            思考相关议题

  ◆参会人数：5-7人为宜

4.会议地点的选择

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n 小组讨论

4. 会中管理

——实时掌控

1． 开场白（3-5分钟）

◆明确会议目的

◆提出希望达成的成果

◆会议的时间安排

◆会议的议事方式及规则

2． 发起会议讨论

◆让勤于思考、有想法的人先发言

◆邀请思维相对迟缓的人相继发言

◆每人发言尽量不超过5分钟，利于形成讨论的氛围

◆主持人适时总结，形成阶段性成果

   3.控制会议

     ◆控制讨论的方向（避免跑题）

     ◆控制发言人的思维速度

（避免跳跃性太大）

◆控制会议的节奏（避免滔滔不绝）

◆控制会议的氛围（避免火药味太浓或

一潭死水）

4.鼓励科学的思考方法——**

◆白色：客观而中立

   ◆红色：利用直觉和预感

   ◆黄色：从正面思考，发现希望

   ◆黑色：谨慎思考，发现潜在风险

   ◆绿色：鼓励创意，提出创造性的建议和思路

   ◆蓝色：冷静和理智，立足讨论的逻辑

   5.达成协议/结论

     ◆在讨论的基础上优化/提升（成功）

     ◆找出存在问题的关键，指出继续思考的方向（失败）

   6.结束会议（5-7分钟）

     ◆明确会议成果

     ◆明确努力方向

     ◆明确分工责任人

     ◆明确行动计划

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5.主持人的沟通技巧

1． 会议中的沟通模型

◆沟通漏斗

◆沟通金三角

◆沟通的冰山

结论：主持人需要掌握相应的沟通技巧，提高与会人员的沟通效率

2. 积极倾听

◆听问题点/关键点/真实想法

◆听事实和数据

◆消除偏见，设身处地

   3.有效发问

     ◆发现性对话

     ◆扩展性对话

     ◆动力性对话

     ◆封闭性发问vs开放性发问

   4.正面反馈

     ◆指导性反馈

     ◆建设性反馈

   5.沟通中的“意外”

     ◆与“蝉”沟通

     ◆与“鲨鱼”沟通

     ◆与“驴”沟通

     ◆与“兔子”沟通

     ◆与“螃蟹”沟通

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n 小组讨论

n 实务演练

6.会后管理

——落实与跟进

1． 向与会人传达会议记录

2． 对行动计划进行时点跟进

3． 对决议内容的关键点考核

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n 案例分享