和时间赛跑——高效时间管理与工作统筹
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和时间赛跑——高效时间管理与工作统筹 - 授课老师
罗铭管理、资深培训师
国家人力资源与社会保障部 注册培训师、注册高级人力资源经理国家职业资格认证中心 注册高级培训师中国体验式培训研究院 高级拓展培训教练第二届青年奥林匹克运动会 特邀培训顾问江苏省人力资源协会 培训专家组评委中[详细]
和时间赛跑——高效时间管理与工作统筹 - 课程简介
课程目标：
了解时间的特征，时间管理的目的意义，以及时间管理的基本理论；
了解时间浪费在哪里，在工作中减少浪费时间的现象；
掌握工作统筹的原则，学习合理安排时间的策略；
学习工作计划制定、工作紧急程度分析、工作执行模式，掌握高效工作统筹的实施方法；
学习应对外来影响，减少自身时间浪费，掌握使用时间管理技巧，以及时间管理的具体方法。
课程大纲：
1：时间失控的原因 Ø 缺乏计划问题 Ø 时间观念问题 Ø 缺乏组织问题 Ø 用人不当问题 Ø 缺乏控制问题 Ø 时间虚耗问题 2：时间管理的杀手 Ø 有形的 ü 接听电话 ü 打电话 ü 会议 ü 打扰 ü 沟通不够 ü 桌面杂乱无章/找不到东西 ü 办公室政策 ü 资源不足 ü 阅读文件及邮件 ü 交通堵塞 Ø 无形的 ü 优先顺序不明确/危机管理 ü 欠缺周详计划 ü 缺乏优先/目标 ü 贪多嚼不烂 ü 不速之客 ü 无效授权 ü 缺乏自律/拖延 ü 不会说“NO”
3：三种错误的时间观 Ø 视时间为主宰 Ø 视时间为敌人 Ø 视时间为奴隶 |
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合理统筹工作的方法 | 1：工作的分类 Ø 工作时间紧迫性分析 Ø 工作优先级综合分析 2：帕累托原则 Ø 帕累托原则的核心 ü 80%的销售额来自于20%的客户 ü 80%的外餐在20%你最喜欢的餐馆中进行的 ü 80%的请假是20%的员工请的 Ø 不遵循原则的误区 ü 面面俱到——都想做好 ü 完全主要——都想做完 ü 平均分配时间和精力 3：四象限工作法 Ø A（碎石型的事务）——重要紧急 ü 危机 ü 急迫的问题 ü 有期限压力的计划 Ø B（石块型的事务）——重要不紧急 ü 发掘新机会 ü 规划 ü 改进产能 ü 建立伙伴关系 ü 防患于未然 Ø C（细沙型的事务）——紧急不重要 ü 不速之客的接待 ü 某些信件、文件、电话的处理 ü 某些会议的出席 ü 某些必要而不重要的会议、活动 Ø D（水型的事务）——不重要不紧急 ü 一些可做可不做的杂事 ü 一些不必要的应酬 4：其他方法 Ø 生物节律识别 ü 设定目标：规划好您的人生与事业 Ø 4D原则 Ø 授权 Ø 阿尔卑斯山方法 Ø ABC法则有趣的活动 |
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做好工作规划与执行 | ² 引言：成功金字塔 1：目标原则 Ø 目标设定的SMART原则 ü Specific——明确的 ü Measurable——可以量度的 ü Achievable——可以达成的 ü Realistic——实际可行的 ü Time Bound——有时间性的 Ø 目标确立的7个步骤 ü 罗列 ü 好处 ü 障碍 ü 支持 ü 资讯 ü 行动 ü 期限 2：制定工作计划 Ø 怎样拟定计划 ü 订好长期目标，以及短期目标 ü 根据目标的轻重，安排优先次序 ü 清楚个人活力周期表，勾勒出“理想时间表“ Ø 制定目标的SMART原则 Ø 理想的工作时间表 ü 要有正面的工作态度 ü 留意自己的表现曲线 ü 预留自己安静的时间 ü 利用工作日志 Ø 以行动配合计划 ü 将目标写下来 ü 行动次序 ü 时间估计 ü 灵活性时间表
Ø 开展你的工作计划 3：选择工作模式 Ø 并行工作模式
Ø 串行工作模式——要充分考虑工作的连续性 Ø 并行串行如何兼顾 Ø 工作任务转移——适当授权 ü 授权的形态 à 下达指令 à 充分信任 ü 授权的技巧 à 预期的成果 à 应守的规则 4：提高工作执行效率 Ø 按照轻重缓急计划开展工作 ü 把握自己的生活 ü 把自己的生活安排的井井有条 ü 帮助你从管理危机中解脱出来 Ø 提高效率的好习惯 ü 制作代办工作清单 ü 决定优先顺序 ü 制作并运用标准作业程序 ü 一句身心状态调整时间表 ü 每天保持精力充沛 ü 设计有生产力的工作空间 5：工作追踪与控制 Ø 工作追踪的原则 Ø 如何进行工作追踪 Ø 在工作追踪中容易出现的问题 Ø 下属对工作追踪的抵制 Ø 控制与协调的有效性 |
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1：拒绝外来影响 Ø 学会说“NO” ü 给对方清晰的解释，说明拒绝理由 ü 有礼貌，尊重对方，表情和颜悦色 ü 拒绝时请托本身而不是拒绝他本人 ü 如何能为他提供其他可行途径 ü 切忌通过第三人来拒绝 Ø 学会应对“不速之客“ ü 不要采取无条件的“门户开放”政策 ü 订立计划，对各项工作做初步安排 ü 定期与同事或下属沟通，有效利用沟通时间 ü 在办公室外接见不速之客 ü 站立会客 ü 控制会谈时间，或限时面谈 Ø 应付突发状况 ü 重新商议 ü 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来 ü 缩小计划的涵盖面 ü 争取更多资源 ü 接受替代品 ü 要求服从 2：减少时间浪费 Ø 避免拖延 ü 严格要求自己，规定任务完成的期限 ü 排除工作中的干扰，保持优先次序的稳定性 ü 不要只做熟悉的事务性工作 ü 与同事、上司、下属探讨改进工作方法 Ø 随时检视 ü 随时检视时间管理状况 ü 不断调整时间管理方法 3：时间管理实用技巧 Ø 长期准备 ü 购买工具书/增加知识储备/提高能力 ü 训练你的快速阅读能力 ü 把常用的文件/文具放好 ü 养成存放思想档案和作记录的习惯 Ø 临时准备 ü 明天的工作前晚进行优先级排序 ü 将相关的工作列在一起 ü 把工作计划放到随时可见的地方 ü 每天早晨比规定时间起早十分钟 ü 做好正式工作前的准备工作 Ø 培养的好习惯 ü 利用各种装备如电话/信件等节省时间 ü 把最困难的事放在效率最高的时候 ü 利用零碎时间处理例行性事务 ü 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 ü 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 ü 报刊放在晚上看 ü 每晚沉思片刻/回顾与总结 Ø 办公室5S运动 ü 常组织——区分，清除 ü 常整顿——摆放整齐，统一标识 ü 长清洁——打扫，保持 ü 常规范——制度化 ü 常自律——提高个人素质修养 |
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