会开会，开好会 ——高效的会议管理技巧

【课程背景】

您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？

您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？

面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？

本课程将带领您快速掌握会议管理技巧，这些技巧将是您开启高效会议的金钥匙！把握时机，共同进步，相信您必然会收获累累硕果！

【课程目标】

¨ 了解会议的目的、种类和体系 

¨ 了解会议效率不高的原因及对策 

¨ 掌握有效为会议做准备的要领 

¨ 学会提高会议效率和质量的技巧

¨ 掌握会议主持人、记录人和参会人的会议管理技巧 

【课程形式】

¨ 现场讲授＋案例讨论＋问题分析

¨ 小组学习＋头脑风暴+经验分享

【课程对象】

企业内部组织、策划、主持和参与会议的各级管理者

【课程长度】

1天6课时

【课程内容】 

第一部分    会议的了解与认知

¨ 什么是会议？

¨ 会议的沟通模式

¨ 会议的重要意义

¨ 会议的真正作用

¨ 不得不开会的真正原因

¨ 会议的6大功能

¨ 会议的5大类别

¨ 会议的3大结构

¨ 常见会议的频率 

¨ 会议的规模控制

¨ 会议的流程

¨ 会议的成本

¨ 会议的波纹效应

¨ 会议的影响因素

第二部分    如何准备会议？

明确会议政策

¨ 取代会议的其他解决办法

¨ 明确会议的管理机制和机构

¨ 让参与者了解会议的目的性

¨ 挑选合适的与会人员

¨ 进行恰当的时间和地点安排

¨ 让会议议题紧凑到位

¨ 实行合会与分会

¨ 不要怕会议被取消 

安排会议程序 

¨ 如何确立会议的主题与目标？

¨ 常见的3种会议形式 

¨ 如何确立会议议程的顺序？/  议题、议程和日程的区别

¨ 如何甄选合适的与会人员？/ 会议中的几种角色

¨ 影响会议安排的时间因素？/ 理想的会议时机

¨ 影响会议安排的地点因素？/ 各种会议的座次安排

¨ 会议形成的可能结论

¨ 常见的会议文字资料及格式

¨ 会议和会务工作的分配与落实 

形成会议文化 

¨ 资源的准备 

¨ 管理的过程 

¨ 生产的产品 

¨ 团队的载体 

重在场外功夫 

¨ 沟通 

¨ 协调 

¨ 精心 

第三部分    如何主持会议？

主持人的职责与作用

¨ 当然的主持人是哪些人？

¨ 主持人的角色

¨ 主持人的作用

¨ 主持人的职责

¨ 主持会议的原则

¨ 对主持人的要求

主持会议的技巧

如何开场？

¨ 背景

¨ 目的

¨ 议程

¨ 期待

¨ 规则

如何扩展？

¨ 图文并茂

¨ 脑力激荡

¨ 团队技能

如何回收？

¨ 多重选择

¨ 压力排序

¨ N/3技巧

¨ +/   符号 

如何达成结论? 

¨ 识别和挖掘异议

¨ 找出异议的原因

¨ 建设性反对

如何总结会议? 

¨ 过程回顾 

¨ 形成决议 

¨ 激励执行 

¨ 评估目标 

¨ 悬念事项

如何结束会议? 

¨ 会议完成了什么内容？ 

¨ 它同会议目标的关系？ 

¨ 下一步怎么做？ 

¨ 是否需要下一次会议？

会议的追踪与评估

¨ 什么事?

¨ 什么时候完成?

¨ 什么人负责?

¨ 什么时候报告?

会议的事后跟进

¨ 主持人的事后跟进 

¨ 参会者的事后跟进 

会议的持续改进

¨ 严格执行纪律

¨ 有效履行角色 

¨ 充分酝酿议程 

¨ 持续优化循环

主持人的能力要求

¨ 倾听的技巧

¨ 提问的技巧

¨ 观察的技巧

¨ 反馈的技巧

第四部分    如何记录会议？

会议记录者的作用 

¨ 仅次于主持人

¨ 记录及维持议程所设计的顺序 

¨ 协助主持人总结与归纳

会议记录者应具备的能力 

¨ 反应快

¨ 写字快

¨ 知识面广

¨ 记忆力强 

¨ 组织能力强

¨ 倾听能力强

¨ 总结能力强

对会议记录的10大建议

¨ 重要的会议应该进行录音

¨ 定期召开的会议不用录音

¨ 多数会议指定记录者

¨ 记录者的笔记流畅不失真

¨ 会议记录者的责任更全面 

¨ 会议记录内容全面而准确

¨ 会议结束后整理会议内容

¨ 会议记录应有组织的整理

¨ 与主持人共同修正错误部分

¨ 将会议记录发送给与会者 

第五部分    如何参与会议？

参会者的职责 

¨ 决定是否出席 

¨ 准备 

¨ 准时与会 

¨ 就疑点或模糊问题征询解释 

¨ 给出信息时力求精确切题 

¨ 倾听 

¨ 支持他人 

¨ 确保公平参与 

¨ 反对要有根据 

¨ 以能提高团队绩效的方式行事 

参会者的技能 

¨ 学会聆听 

¨ 发言须知 

¨ 陈述技巧 

参会者的礼仪 

¨ 开会之前针对主题，先整理出自己的见解

¨ 对出席者一视同仁，不分上下

¨ 不受利害及感情牵动

¨ 对事不对人，勿因对人的喜恶而蓄意攻击

¨ 服从众人决议

¨ 遵守会议规定 

¨ 不必太早到场 

¨ 不打断 

¨ 出席者彼此相互尊重 

¨ 不在会议中看会议以外的资料 

¨ 慎用手机 

¨ 发言要征询主持人许可 

¨ 不随便离席走动或打电话

第六部分    会议中经常出现的问题及解决对策

¨ 人身攻击

¨ 离题万里

¨ 争议不下

¨ 抱怨

¨ 上司发言太投入

¨ 短话长说

¨ 时间不足

¨ 争功诿过

¨ 为反对而反对

¨ 独占发言

¨ 消极的话